Kebijakan Privasi e-absensi Android Diskominfo Provsu

Mulai 15 Desember 2020

 

 

Kebijakan Kami berikut ini menjelaskan bagaimana kami, mengumpulkan, menyimpan, menggunakan, mengelola, menguasai, mentrasfer, mengungkapkan dan melindungi informasi Pribadi anda. Kebijakan ini berlaku kepada seluruh pengguna e-absensi versi android, kecuali diatur pada kebijakan privasi yang terpisah.

 

Menimbang bahwa untuk menindaklanjuti Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 Tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, Pemerintah Provinsi Sumatera Utara perlu menyikapi Perpres dimaksud dengan mengambil langkah untuk melaksanakan dan mengembangkan E-Government sesuai ketentuan Peraturan Perundang-undangan.

 

Mengingat Peraturan Gubernur Sumatera Utara Nomor 48 Tahun 2012 Tentang Pemanfaatan Teknologi Informasi Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, dalam upaya mengembangkan penyelenggaraan pemerintahan yang berbasis elektronik dalam rangka meningkatkan transparansi dan kualitas pelayan publik secara ekfektif dan efesien.

 

Mengingat Peraturan Gubernur Sumatera Utara Nomor 30 Tahun 2020 Tentang Perubahan Atas Peraturan Gubernur Sumatera Utara Nomor 5 Tahun 2020 Tentang Tunjungan Tambahan Penghasilan Pegawai Negeri Sipil Dan Calon Pegawai Negeri Sipil Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, dalam upaya mengoptimalkan tingkat kehadiran pegawai dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi tugas kedinasan lainnya.

 

Dalam hal ini jumlah TPP di berikan berdasarkan pengumpulan data dan rekapitulaasi yang dilakukan melalui aplikasi E-ASN Provinsi Sumatera Utara, Aplikasi e-absensi andorid sebagai inputan data / penghimpun data kinerja kehadiran setiap ASN yang bekerja dilingkungan Pemerintahan Provinsi S umatera Utara.

 

Mohon baca Kebijakan Privasi ini dengan seksama untuk memastikan bahwa anda memahami bagaimana proses pengelolahan data yang kami lakukan.

Kebijakan Privasi ini mencakup hal-hal sebagai berikut :

 

1.          Informasi Pribadi yang kami kumpulkan

Aplikasi E-ABSENSI menarik data dan mengumpulkan “Informasi Pribadi” terkait kepegawaian sebagai ASN dilingkungan kedinasan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara yang seutuhnya bersumber dari Dinas atau OPD (Organisasi Perangkat Daerah) masing-masing yang di inputkan oleh admin kepegawaian tingkat OPD yang wenangkan untuk mengisi data kepegawaian masing-masing instansi pada aplikasi portal E-ASN dalam hal ini melalui sub aplikasi e-simpeg (Sistem Informasi Kepegawaian). Informasi pribadi termasuk, tetapi tidak terbatas pada NIP, Nama dan gelar, jenis kelamin, tanggal lahir, jabatan dan golongan, termasuk data absensi harian sesuai hari kerja masing-masing OPD yang di dapatkan dari aplikasi e-absensi android termasuk lokasi koordinat titik pengambilan absensi. Pengumpulan informasi lengkap guna keperluan kebutuhan dalam aplikasi portal E-ASN sebagai mana dimaksudkan termasuk tujuan yang diizinkan berdasarkan peraturan perundangan-undangan yang berlaku.

 

Informasi yang kami kumpulkan setiap kali anda menggunakan aplikasi E-ABSENSI ANDROID:

·         Setiap kali anda menggunakan aplikasi, kami dapat mengumpulkan informasi data teknis tertentu selama penggunaan seperti alamat protokol internet, informasi halaman web yang dilihat, durasi kunjungan, informasi versi perangkat lunak OS dan model hardware yang anda gunakan.

·         Setiap kali anda login menggunakan username dan password anda secara langsung kami mengumpulkan log aktivitas anda di setiap state page aplikasi yang kami simpan dalam server Diskominfo dan beberapa tersimpan pada perangkat android anda.

·         Pengguna yang dapat melakukan login aplikasi E-ABSENSI SUMUT adalah PNS, CPNS, Tenaga Ahli dan Honorer yang telah terdaftar dengan nomor indentitas kerja masing-masing OPD seperti NIP/NIK yang diakui oleh OPD masing-masing.

·         Setiap kali anda menggunakan aplikasi kami mengumpulkan informasi data biometrik fingerprint anda, yang digunakan untuk keamanan penggunaan akses login kedalam aplikasi untuk melakukan pengambilan absensi. Data biometrik anda tidak kami simpan pada server diskominfo dan hanya tersimpan pada perangkat android yang anda gunakan.

·         Setiap anda menggunakan aplikasi dalam pengambilan absensi kami mengumpulkan data titik lokasi perangkat android anda dalam hal ini lokasi GPS asli yang sedang anda gunakan.

·         Setiap anda menggunakan aplikasi dalam pengambilan absensi kami mengumpulkan data IMEI1 dan IMEI2 dari perangkat anda untuk keperluan pencegahan manipulasi data absensi oleh pengguna sebagai bukti preventif jika suatu saat ada indikasi manipulasi data dan perangkat yang sudah di modifikasi (root).

·         Setiap anda menggunakan aplikasi pada saat absensi kami mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk keperluan absensi sebagai kriteria kinerja seperti : Foto anda, waktu pengambilan absensi, titik lokasi GPS pengambilan absensi, dan informasi OPD anda. Semua informasi absensi tersebut terkirim dan tersimpan pada server Diskominfo Sumut melalui persetujuan pengguna.

·         Penilaian dan komentar yang anda berikan akan tersimpan pada pihak ketiga yaitu Google yang dapat di lihat pada google playstore dan semua ha terkait isi, rating dan kontent yang ter-rekirim pada playstore dengan akun pengguna masing-masing adalah mejadi resiko dan tanggung jawab anda. Kami tidak bertanggung jawab jika ada isi komentar yang terindikasi negatif seperti perkataan kasar, sara & rasisme.

 

2.         Penggunaan Informasi Pribadi yang kami kumpulkan

Kami dapat menggunakan informasi pribadi terkait kinerja dalam koridor data kerja sebagai ASN di lingkungan Pemerintahan Provinsi Sumatera Utara untuk tujuan yang diizinkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku (“Tujuan ”):

Jika anda adalah pengguna, kami dapat menggunakan informasi Pribadi anda :

·         Data absensi anda digunakan untuk perekapan data sesuai kebutuhan aplikasi.

·         Pengambilan data jabatan, dan golongan untuk penyesuaian perhitungan pada jumlah TPP yang di berikan.

·         Untuk memantau dan menganalisa aktivitas kinerja ASN dalam bentuk eksekutif report tabel dan grafik yang di akumuasi dan di persentasekan berdasarkan OPD.

·         Mengetahui jumlah absensi termasuk elemen kehadiran, keterlambatan, izin, cuti dan alpha yang selanjutnya dihitung dan direkap dalam dalam bentuk laporan tertentu sesuai kebutuhan.

 

3.         Pemberian Informasi Pribadi yang kami kumpulkan

Kami dapat mengungkapkan atau membagikan Informasi Pribadi anda dengan OPD anda yang menangani di bidang kepegawaian dan pihak lain secara terbatas untuk tujuan sebagai berikut ini serta untuk tujuan lain yang diizinkan oleh peraturan perundang-undangan dalam tatanan pemerintahan di Provinsi Sumatera Utara yang berlaku:

·         Kami dapat memberikan informasi terkait data pribadi anda kepada pimpinan unit pengelola layanan aplikasi dalam hal ini adalah kominfo.

·         Kami dapat memberikan informasi terkait foto dan status absensi pada laman dashboard marque bergerak dari bawah ke atas yang di sajikan dan dapat dilihat secara publik.

·         Kami dapat memberikan data rekap absensi anda kepada pimpinan atau pun jabatan yang ditunjuk pada setiap OPD masing-masing di sumatera utara.

·         Kami dapat memberikan informasi data rekap nilai besaran PKP berdasarkan data absensi masing-masing ASN.

·         Kami dapat memberikan data rekap infomasi meliputi profil ASN, data kinerja kehadiran atau absensi melalui API (Aplication Programming Interface) kepada pihak lain secara terbatas dalam hal ini OPD yang berada dilingkungan kedinasan yang berwenang di bidang kepegawaian Provinsi Sumatera U tara seperti BKD (Badan Kepegawaian Daerah) Provinsi Sumatera Utara sebagai bentuk integrasi data antara aplikasi e-ASN dengan aplikasi yang ada di lingkungan kerja BKD dalam menarik data, mengumpulkan, merekapitulasi serta menghitung jumlah nilai TPP setiap ASN yang nantinya akan di berikan.

 

4.         Penyimpanan Informasi Pribadi

Informasi dan data pribadi anda kami simpan pada database Provinsi Sumatera Utara dan akan disimpan selama masih diperlukan atau diperbolehkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku. Data tersebut berupa data absesi meliputi foto setiap kali melakukan absensi kedatangan dan kepulangan, titik lokasi GPS google maps anda, tanggal dan waktu absensi, IMEI1 dan IMEI2, Log aktivitis dari setiap state page penggunaan aplikasi. Kami akan berhenti menyimpan Informasi Pribadi, atau menghapus maksud dari dikaitkannya Informasi Pribadi tersebut dengan anda sebagai individu, segera setelah dianggap bahwa tujuan pengumpulan Informasi Pribadi tersebut tidak lagi dibutuhkan dengan menyimpan Informasi Pribadi dan penyimpanan tidak lagi diperlukan untuk tujuan administrasi dan wewenang pemerintahan.

 

5.         Akses dan koreksi Informasi Pribadi

·       Tunduk pada peraturan-peraturan yang berlaku, anda dapat meminta kepada kami untuk mengakses dan/atau mengoreksi Informasi Pribadi anda yang berada dalam kepemilikan dan penguasaan kami, dengan menghubungi kami di perincian yang disediakan di bawah ini.

·       Kami berhak menolak permintaan anda untuk mengakses, atau untuk memperbaiki, sebagian atau semua Informasi Pribadi anda yang kami miliki atau kuasai jika diizinkan atau diperlukan berdasarkan perundang-undangan yang berlaku. Hal ini termasuk dalam keadaan di mana Informasi Pribadi tersebut dapat berisi referensi kepada orang lain atau di mana permintaan untuk akses atau permintaan untuk mengoreksi adalah untuk alasan yang kami anggap tidak relevan, tidak serius, atau menyulitkan dalam hal ini melalui permintaan dan izin pimpinan yang dilakukan secara formal dan tertulis.

·       Kesalahan yang terjadi pada aplikasi dalam hal ini adalah error berdasarkan kesalahan penggunaan aplikasi yang mengakibatkan keterlambatan absensi menjadi tanggung jawab dan resiko pengguna.

·       Kesalahan yang terjadi pada aplikasi error jaringan dan server di lingkungan diskominfo sumut yang mengakibatkan keterlambatan absensi menjadi tanggung jawab diskominfo sumut dan disesuaikan dengan tindakan kebijakan yang berlaku sah sesuai kewenangan pimpinan atau pejabatan di lingkungan pemerintahan sumut.

 

6.         Tempat kami menyimpan Informasi Pribadi anda

·       Semua informasi pribadi anda yang kami kumpulkan dapat ditransfer melalui jaringan internet dalam hal ini disediakan oleh pihak ke tiga yang sudah memiliki kredibilitas keamanan dan direkomendasikan dari dinas yang memiliki kewenangan dalam pengadaan barang dan jasa sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku yang bertujuan untuk melancarkan jalannya administrasi pemerintahan sebagai penyedia jasa layanan internet di lingkungan provinsi sumatera utara.

·       Data dan informasi NIP, fingerprint, log aktivitas disimpan pada perangkat pribadi yang anda gunakan dan kami tidak menyimpan nya pada server diskominfo.

·       Data informasi absensi, foto, tanggal dan waktu, titik gps lokasi pengambilan absensi kami simpan pada perangkat server diskominfo.

·       Data dan informasi anda kami simpan pada database didalam perangkat hardware server fisik yang berada pada kantor pemerintahan dilingkungan dinas provinsi sumatera utara dalam hal ini di tangani dan dikuasai oleh Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Sumatera Utara.

 

1.         Keamanan Informasi Pribadi Anda

Kerahasiaan Informasi Pribadi anda adalah hal yang terpenting bagi kami. Kami akan memberlakukan upaya terbaik untuk melindungi dan mengamankan data dan Informasi Pribadi anda dari akses, pengumpulan, penggunaan atau pengungkapan oleh orang-orang yang tidak berwenang dan dari pengolahan yang bertentangan dengan hukum, kehilangan yang tidak disengaja, pemusnahan dan kerusakan atau risiko serupa. Namun, pengiriman informasi melalui internet tidak sepenuhnya aman. Walau kami akan berusaha sebaik mungkin untuk melindungi Informasi Pribadi anda, anda mengakui bahwa kami tidak dapat menjamin keutuhan dan keakuratan Informasi Pribadi apa pun yang anda kirimkan melalui Internet, atau menjamin bahwa Informasi Pribadi tersebut tidak akan dicegat, diakses, diungkapkan, diubah atau dihancurkan oleh pihak ketiga yang tidak berwenang, karena faktor-faktor di luar kendali kami. Anda bertanggung jawab untuk menjaga kerahasiaan detail Akun anda, termasuk kata sandi anda dengan siapapun dan harus selalu menjaga dan bertanggung jawab atas keamanan perangkat yang anda gunakan.

 

Penggunaan aplikasi e-absensi android dengan menggunakan jaringan internet dari perangkat yang anda pilih dan gunakan dalam hal ini operator layanan jaringan internet dan Wifi yang anda gunakan yang mengakibatkan kegagalan data dan absensi sepenuhnya menjadi tanggung jawab dan resiko anda. Kecuali penanganan kasus khusus yang terjadi secara menyeluruh sesuai kewenangan kebijakan dan aturan yang berlaku.

         

2.         Perubahan atas Kebijakan Privasi ini

Kami dapat meninjau dan mengubah Kebijakan Privasi ini atas kebijakan kami sendiri dari waktu ke waktu, untuk memastikan bahwa Kebijakan Privasi ini konsisten dengan  perkembangan kami di masa depan, dan/atau perubahan persyaratan hukum atau  peraturan. Jika kami memutuskan untuk mengubah Kebijakan Privasi ini, kami akan memberitahu anda tentang perubahan tersebut melalui pemberitahuan umum yang dipublikasikan pada Aplikasi. Anda setuju bahwa anda bertanggung jawab untuk meninjau Kebijakan Privasi ini secara teratur untuk informasi terbaru tentang pengolahan data dan praktik perlindungan data kami, dan bahwa dengan anda terus menggunakan Aplikasi atau situs web kami, berkomunikasi dengan kami, atau mengakses dan menggunakan layanan setelah adanya perubahan apapun terhadap Kebijakan Privasi ini akan dianggap sebagai persetujuan anda terhadap Kebijakan Privasi ini dan segala perubahannya dan dianggap membantu administrasi pemerintahan di lingkungan provinsi sumatera utara.

 

3.         Pengakuan dan persetujuan

·          Dengan menyetujui Kebijakan Privasi, anda mengakui bahwa anda telah membaca dan memahami Kebijakan Privasi ini dan menyetujui segala ketentuannya. Secara khusus, anda setuju dan memberikan persetujuan kepada kami untuk mengumpulkan, menggunakan, membagikan, mengungkapkan, menyimpan, mentransfer, atau mengolah Informasi Pribadi anda sesuai dengan Kebijakan Privasi ini.

·          Dalam keadaan di mana anda memberikan kepada kami Informasi Pribadi yang berkaitan dengan individu lain (seperti Informasi Pribadi yang berkaitan dengan pasangan anda, anggota keluarga, teman, atau pihak lain), anda menyatakan dan menjamin bahwa anda telah memperoleh persetujuan dari individu tersebut untuk, dan dengan ini menyetujui atas nama individu tersebut untuk, pengumpulan, penggunaan, pengungkapan dan pengolahan Informasi Pribadi mereka oleh kami.

 

10.     Data anonim

Kami dapat membuat, menggunakan, melisensikan atau mengungkapkan Informasi Pribadi dan data kinerja anda, yang tersedia, dengan catatan, (i) bahwa semua hal yang dapat mengidentifikasi telah dihapus sehingga data, baik sendiri atau dikombinasi dengan data lain yang tersedia, tidak dapat dihubungkan dengan atau dikaitkan dengan atau tidak dapat mengidentifikasi suatu individu, dan (ii) data serupa telah digabungkan sehingga data asli membentuk bagian dari kumpulan data yang lebih besar.

 

11.       Platform pihak ketiga

·     Saat anda menggunakan Aplikasi kami dan mengaktifkan fitur sidik jari (fingerprint) di perangkat seluler anda untuk keperluan autentikasi, harap dicatat bahwa kami tidak menyimpan data biometrik tersebut pada server database aplikasi E-ASN SUMUT. Kecuali diberitahukan lain kepada anda, data tersebut tersimpan di perangkat seluler anda dan dapat disimpan oleh pihak ketiga, seperti pembuat perangkat anda. Anda setuju dan mengakui bahwa kami tidak bertanggung jawab atas setiap akses tidak sah atau kerugian apapun atas data biometrik yang tersimpan di perangkat seluler anda pribadi.

·          Perekaman Informasi yang diambil dari data absensi dilakukan melalui perangkat seluler anda menggunakan akses layanan API maps yang di sediakan oleh pihak ketika dalam hal ini di sediakan oleh Google.

·          Layanan jaringan internet yang diperlukan saat penggunaan aplikasi e-absensi android yang anda gunakan berasal dari operator / provider yang anda pilih.

 

12.      Izin dan Akses perangkat anda

Aplikasi E-ABSENSI ANDROID dalam akses penggunaannya memerlukan izin dan akses atas persetujuan anda melalui perangkat yang anda gunakan diantaraanya :

·       Aplikasi e-absensi android pada perangkat smartphone anda menggunakan izin manifest ACCESS_NETWORK_STATE, LOCATION, INTERNET, CAMERA, READ & WRITE_EXTERNAL_STORAGE, PHONE_STATE, BIOMETRIC / FINGERPRINT, WAKE_LOCK.

·       Aplikasi e-absensi androdi tidak bisa dan TIDAK DIIZINKAN / TIDAK DIPERBOLEHKAN di gunakan melalui perangkat android ROOT / DIMODIFIKASI dan EMULATOR Android.

·       Semua ketentuan manifest akses kami pergunakan untuk alasan keamanan data dan antisipasi dari tindakan manipulasi data absensi yang akan dikirimkan oleh ASN sebagai pengguna aktif aplikasi.

 

13.      Cara untuk menghubungi kami

Jika anda memiliki pertanyaan mengenai Kebijakan Privasi ini atau anda ingin mendapatkan akses dan/atau melakukan koreksi terhadap Informasi Pribadi anda, silahkan hubungi pegawai operator /admin aplikasi yang telah dihunjuk oleh pimpinan pada masing-masing OPD pengguna wajib aplikasi E-ASN dan sudah berkordinasi dengan tim yang ada di Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Sumatera Utara.

Untuk pertanyaan atau keluhan lainnya, anda dapat menghubungi kami melalui email atau telefon melalui kontak berikut : 

◦      Untuk Layanan Pengguna : kominfo.egov.sumut@gmail.com / (061) 4527254-4527038

◦      Untuk Layanan Administrasi : kominfo.egov.sumut@gmail.com / (061) 4527254-4527038